Reuniones virtuales, no basta sentarse frente a la pantalla, por David Somoza Mosquera
Twitter: @DavidParedes861
Sin ánimo de sonar simplista, el covid-19 ha traído consigo, entre muchas otras cosas, el alejamiento y la distancia y, con ello, la migración del trabajo hacia plataformas digitales. De manera que el teletrabajo y las reuniones virtuales se convirtieron en opciones necesarias para poder mantener vivo el negocio y tomar decisiones con los empleados, proveedores y clientes.
Sin embargo, si bien ya estamos viendo cómo empresas están instando a sus trabajadores a regresar a las oficinas, sobre todo en países donde han avanzado los procesos de vacunación, hay otros casos donde trabajar desde casa sigue siendo la principal alternativa.
Eso significa, incluso con el regreso progresivo a los puestos de trabajo presenciales, que las reuniones virtuales no desaparecerán. De hecho, tampoco está previsto que eso ocurra en la era pospandemia, pues mucho antes de que estallara la crisis sanitaria ya las compañías estaban implementando esa modalidad.
Pero, mantener una reunión virtual no es fácil, entre otras razones por falta de experiencia en este tipo de prácticas y los efectos que está teniendo en quienes participan. Según un estudio de Microsoft, difundido por el portal La República en marzo, las reuniones web crecieron 148% durante la pandemia, el tiempo promedio de duración pasó de 35 a 45 minutos y del total encuestados, 62% sostuvo que no fueron programadas con antelación.
Pero eso no es todo. Zoom también hizo interesantes revelaciones: las reuniones de los clientes institucionales con más de diez empleados subieron 458% durante el segundo semestre de 2020.
Ese incremento en el uso de estas plataformas también ha tenido repercusiones en la salud y el desempeño laboral de las personas. A esto se le conoce como «fatiga de Zoom» y fue denominada así por la Universidad de Stanford.
El estudio publicado por el Laboratorio de Interacción Humana de esa casa de estudio explica de qué se trata ese fenómeno. Advierte que el mosaico de caras con las que las personas interactúan, todas sentadas en una silla, con dificultades para captar el lenguaje no verbal de los demás y, al mismo tiempo, cada rostro expuesto al escrutinio del resto y a una propia autoevaluación en la pantalla, genera un estrés adicional, es decir, la «fatiga Zoom».
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Por lo tanto, es importante lograr que las reuniones virtuales sean interesantes para todos los participantes y así evitar que se desconecten de los temas. La revista Harvard Business Review y la consultora Bain & Company hicieron una serie de recomendaciones para que estas reuniones, incluyendo las que son improvisadas, resulten eficaces.
Proponen como punto de partida utilizar el método de la videoconferencia, como las plataformas Zoom, Skype o GoToMeeting, para personalizar la conversación; además de probar la tecnología previamente para que las reuniones comiencen puntuales. Los retrasos hacen que se pierda el interés.
Otra sugerencia es que los rostros deben aparecer visibles, pues las videoconferencias son más efectivas cuando las personas pueden ver las expresiones faciales y el lenguaje corporal del otro. Por eso hay que mantener el contacto directo con la cámara, hacer pausas para mirar a los interlocutores, tomar notas, ser activos y mantener una actitud enérgica.
También recomiendan planificar estos encuentros, por lo que es conveniente establecer objetivos claros, unas reglas y los temas a tratar; acortar el tiempo —si ya una reunión presencial larga resulta tediosa en la distancia puede serlo aún más— y, pedir feedbak a los asistentes. Es importante conocer la opinión de los que participan.
Estas son solo algunas recomendaciones, lo conveniente es que las empresas tomen cartas en este asunto para impedir que las reuniones virtuales terminen siendo, más que una solución, una carga y bien pesada. Deben idear sus propios planes para hacerlas más productivas y eficaces no solo por el tiempo que aún se va a prolongar la pandemia sino también para que abonen el camino para llevar adelante de manera exitosa este tipo de encuentros en la «nueva normalidad». No basta sentarse frente a la pantalla.
David Somoza es especialista en temas de negocios y manejo de capital humano.
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