Cuando la reunión es ‘personal’, por David Somoza Mosquera
¿Reuniones colectivas o individuales? Escoger el tipo de reunión más efectiva para una empresa dependerá de los objetivos que se persigan a corto, mediano y largo plazo. Sin embargo, independientemente de que sea colectiva o individual, la meta siempre debe ser que la reunión esté bien planificada, tenga bien definido su objetivo, que sea productiva y ágil y se obtengan resultados beneficiosos.
No obstante, en la práctica dentro de las empresas el mayor peso lo tienen las reuniones colectivas, donde –en teoría, porque no siempre se cumple– los integrantes de un equipo durante un tiempo establecido intercambian opiniones y conocimientos bajo la dirección del líder del grupo, con el fin de alcanzar un propósito común: la toma de una decisión o la búsqueda de una solución.
En cambio, las reuniones individuales –conocidas como One to One– no están tan normalizadas en una compañía, pero son importantes. De cara a mejorar la convivencia y alcanzar mayores metas, es importante plantear encuentros para que cada empleado exponga sus objetivos, preocupa ciones, prioridades, aspiraciones, entre otros aspectos, a su jefe inmediato.
Esto contribuye a conseguir un mejor funcionamiento de la empresa. De esta forma, los gerentes tienen la oportunidad de exponer las metas de la compañía a largo plazo y enfrentar los problemas que empiezan a surgir antes de que estos se extiendan y que sea demasiado tarde para trabajar en una solución.
En las reuniones One to One lo que se persigue es crear un espacio mediante un encuentro breve y distendido donde el jefe y su subordinado puedan establecer un diálogo sin ninguna presión externa. Pero, a pesar de lo beneficiosas que pueden resultar, estas pueden ser difíciles de gestionar tanto si la persona es nueva en un cargo de dirección como si ha pasado años en un puesto de liderazgo.
De hecho, hay algunas señales de que los encuentros individuales o personales han quedado obsoletos, son improductivos o no alcanzan su potencial. Y es lo que expone Jen Dary, coach de liderazgo y fundadora de la Plucky, en su análisis 5 Signs Your One-on-Ones Aren’t Working.
Esos signos que ‘delatan’ que las reuniones personales ya no están funcionando, según la autora, son: no quiere ir a la reunión, siempre se pasa del tiempo, no puede ocupar el tiempo, sale de cada reunión con la sensación de desánimo o el gerente y sus subordinados directos están ambos en una «segunda pantalla», es decir, ninguno presta atención.
Detrás de esas señales hay varios factores que están provocando el fracaso de las reuniones individuales, entre ellas el exceso de rutina porque, por ejemplo, las agendas son repetitivas; hablar de temas paralelos (puntos no relacionados con el desempeño y las necesidades del empleado); y el subordinado siempre tiene poco que compartir o informar, quizá porque no se siente cómodo hablando con su jefe de sus necesidades.
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Además de lo anterior, está una de las exigencias más fuertes que plantean las reuniones individuales a los líderes y gerentes y tiene que ver con el trabajo emocional que esto conlleva y que puede ser uno de los aspectos más agotadores de este tipo de encuentro. En estos casos, la recomendación es que el gerente puede seguir siendo amable y comprensible, sin convertirse en un saco de boxeo. «Tiene que aprender a identificar y proteger sus propios límites, especialmente los emocionales», dice Dary.
Otros aspectos cruciales para que tengan éxito este tipo de reuniones es asegurarse de que se utiliza el tiempo de forma productiva, que cumplan con un propósito real y evolucionen en función de las necesidades del empleado.
«He visto a personas, en todas las etapas de su carrera, esforzarse por equilibrar las prioridades conflictivas de apoyar a sus subordinados directos y, al mismo tiempo, cumplir los objetivos de la empresa y cumplir con las demás responsabilidades que conlleva su puesto. Con tiempo y recursos limitados, muchos de ellos se preguntan: ¿Realmente vale la pena todo el esfuerzo del uno contra uno? Mi respuesta siempre es: Sí, si utiliza el tiempo de forma productiva. Pero si tiene que hacer la pregunta, hay margen de mejora», advierte Dary.
Y esa mejora, definitivamente, está en manos de todos: empresa, líderes, gerentes y empleados.
David Somoza Mosquera es especialista en temas de negocios y manejo de capital humano.
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